Coronaviruset ritar tillfälligt om kartan för jobblivet. Videokonferenser blir nu ett viktigt redskap. Mötesexperten Micke Darmell ger sina bästa tips för att hålla effektiva möten framför skärmen.

En tredjedel av arbetstiden. Så mycket tid lägger svenska tjänstemän på möten, enligt statistik från analysföretaget 3S. Problemet är att många möten saknar både syfte och mål, vilket gör dem till slöseri med tid.

Coronaviruset gör att många arbetsplatser nu uppmanar sina anställda att jobba hemma. Det innebär att videokonferenser i högre utsträckning ersätter fysiska möten.

Micke Darmell, som i företaget gr8 meetings hjälper sina kunder att utveckla möteskulturen, märker att det finns stora skillnader i hur mogna företag och organisationer är när det gäller videokonferenser. Vissa ligger långt framme, andra saknar grundläggande kunskaper.

Micke Darmell

Micke Darmell - foto: Petra Kyllerman

– Tekniken strular ofta, även om det blivit bättre de senaste åren. Det är vanligt att it-avdelningen köper in tekniken, men att få på arbetsplatsen vet hur den ska användas. Därför är det viktigt att utbilda personalen.

Micke Darmell har tillsammans med Antoni Lacinai skrivit boken "Virtuella möten" och menar att videokonferenser kan fungera utmärkt för exempelvis avstämningsmöten. När det gäller strategiska diskussioner är det svårare.

Här är Micke Darmells fem bästa tips för effektiva onlinemöten.

aea icon with text

Kom överens om spelreglerna
– Videokonferenser ställer ännu högre krav på struktur än fysiska möten. Börja med att enas om reglerna, till exempel att alla ska ha kameran påslagen.

aea icon with text

Ha varsin skärm
– Om några av deltagarna sitter på huvudkontoret och har samlats framför en skärm medan andra ute i landet sitter ensamma blir det inte jämlikt. Risken finns att de som sitter själva då känner sig utanför. Därför är det bättre att alla har varsin skärm.

aea icon with text

Var effektiv
– Det är svårt nog att hålla koncentrationen uppe i fysiska möten. Sitter man framför datorn är det lätt att börja svara på mejl eller hålla på med annat. Se därför till att hålla mötet kort.

aea icon with text

Ta pauser
– Vi har lärt oss att pauser det behövs i fysiska möten. De är minst lika viktiga i virtuella.

aea icon with text

Få med alla på tåget
– Vissa behöver tid på sig att tänka efter eller tycker att det är jobbigt prata inför en grupp. Här kan videokonferenser faktiskt vara en fördel. Man kan till exempel använda chattfunktionen för att be deltagarna komma med synpunkter.